Jokainen Docue Drivessä laadittu asiakirja on mahdollista tallentaa kansioon. Pääkäyttäjillä on oikeus tallentaa asiakirjoja jokaiseen tilin kansioon. Käyttäjät voivat tallentaa asiakirjoja vain niihin kansioihin, joihin heillä on oikeudet.
Asiakirja on mahdollista tallentaa kansioihin laatimisnäkymästä, asiakirjakortilta tai arkistosta eli tilin asiakirjat -osiosta. Asiakirja voi olla tallennettuna vain yhteen kansioon, mutta kansiota on aina mahdollista muuttaa jälkikäteen. Tallennetut asiakirjat on kätevä suodattaa
1. Asiakirjan tallentaminen kansioon laatimisnäkymästä
Kun aloitat asiakirjan laatimisen, pääset ensiksi valitsemaan sille tallennuspaikan kansioiden joukosta. Jos listasta ei löydy haluamaasi kansiota, voit luoda uuden kansion.
2. Asiakirjan tallentaminen kansioon arkistokortilta
Avaa asiakirja ja valitse siirrä kansioon oikeasta yläreunasta. Valitse haluamasi kansio nuolesta avautuvasta valikosta.
Voit joko etsiä haluamaasi kansiota tai siirtyä taaksepäin kansiopuussa klikkaamalla toisten kansiopuuhaarojen nimiä.
3. Asiakirjan tallentaminen kansioon arkistosta
Valitse asiakirjat, mene kansioon, jossa haluamasi asiakirja sijaitsee ja valitse kolmen pisteen takaa avautuvasta valikosta siirrä kansioon.
4. Usean asiakirjan vieminen kansioon samanaikaisesti
Mikäli sinulla on monta asiakirjaa, jotka pitäisi kaikki siirtää tiettyyn kansioon voit tehdä niin. Aloita menemällä "Asiakirjat" kohtaan.
Voit klikata joko yksitellen tietyt asiakirjat jotka haluat siirtää (ks. alla oleva kuva).
Tai, jos sinun tarvitsee siirtää monia asiakirjoja / kaikki asiakirjat tiettyyn kansioon, voit myöskin klikata "Nimi" kohdan vierestä ja kaikki asiakirjat valitaan.
Tämän jälkeen saat siirrettyä asiakirjat haluamasi kansioon valitsemalla "Siirrä".
Asiasanat: kansio, siirrä kansioon, asiakirjan tallentaminen, arkisto, kansiorakenne, kansiopuu, asiakirjat